Google Drive
Google Drive es un servicio de almacenamiento de archivos en
línea. Fue introducido por Google en abril de 2012. Google Drive actualmente es
un reemplazo de Google Docs, que ha quedado integrado en la nueva plataforma
junto con nuevas funcionalidades. Cada usuario cuenta con 5 Gigabytes de
espacio gratuitos para almacenar sus archivos, ampliables mediante pago. Está
disponible tanto para computadoras y portátiles, como para smartphones (Android
e iOS).
Las principales ventajas de Google Drive son:
A. Es multiplataforma: Podemos acceder
desde cualquier dispositivo. Hay versiones disponibles para PC y Mac, Chrome
OS, iOS y Android.
B. Permite almacenar tus archivos en
lugar seguro.
C. Google Drive te permite compartir
archivos con quien quieras y editarlos en equipo.
D. Puedes crear documentos, hojas de
cálculo y presentaciones al instante con la integración de Google Docs.
E. Ofrece funcionalidad de búsqueda
avanzada sobre tus documentos. Google Drive te permite acceder a tus archivos
más rápidamente. Busca contenido por palabras clave y filtra por tipo de
archivo, por propietario y por muchos otros criterios.
F. Permite almacenar todo tipo de
archivos y además tiene soporte para más de 30 tipos de archivo diferentes
permitiendo visualizar su contenido directamente en el navegador, como vídeos
de alta definición, Adobe Illustrator y Photoshop, aunque no tengas el programa
instalado.
G. Control de cambios: Google Drive
realiza un seguimiento de todos los cambios que haces, de modo que cuando
pulsas el botón Guardar, se guarda una nueva revisión. Puedes consultar las
revisiones de hasta 30 días atrás automáticamente o guardar una revisión de
forma definitiva.
Iniciar el programa
Para poder utilizar Google Drive
debemos tener una cuenta Google (cuenta de correo GMail). Puedes utilizar tu
cuanta de la universidad o, si no tienes otra cuenta GMail, puedes obtener una
totalmente gratuita en http://gmail.com. Al ser una aplicación Web, Google
Drive necesita ser utilizado a través de un navegador. Así que el primer paso
será abrir una nueva ventana en nuestro navegador.
Tras abrir el explorador, en la
dirección http://drive.google.com nos aparecerá la siguiente ventana:
Ahora en el cuadro de texto Correo electrónico introducimos
nuestra dirección de GMail, y en la casilla inferior nuestra contraseña y
pulsamos el botón Acceder. Aunque la opción de recordar contraseña puede
resultar cómoda, debemos tener en cuenta que si la marcamos, cualquier persona
que use el mismo equipo podrá acceder en nuestra cuenta. Así que si te conectas
desde un equipo compartido, te aconsejamos que la desmarques.
Al iniciar Google Drive nos aparece
la pantalla de inicio. Aquí podremos ver todos nuestros archivos y documentos.
Google Drive nos ofrece un programa
que podemos instalar en nuestros dispositivos y permite que todos los
documentos se sincronicen automáticamente con la carpeta Google Drive de tu
equipo. La aplicación puede ser instalada desde el enlace “Descargar Google
Drive” que se puede ver en el menú de la izquierda de la imagen anterior.
Una vez instalada la aplicación se sincronizan automáticamente archivos,
carpetas y documentos de Google Docs directamente en la carpeta de Google
Drive. De forma que, cada vez que actualices un archivo o una carpeta de Google
Docs, los cambios se reflejarán en las versiones locales de la carpeta de
Google Drive.
Google Docs
Google Docs es un programa gratuito basado en Web para crear
documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un
procesador de textos, una hoja de cálculo, programa de presentación básico, un
creador de dibujos y un editor de formularios destinados a encuestas. Nos
permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en
la red.
Las principales ventajas de Google Docs son:
A.
Nuestros
documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde
cualquier ordenador con conexión a Internet, y compartirlos con quienes
nosotros queramos, permitiendo incluso su edición.
B.
La
gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos
editar nuestros documentos de MS Office, Openoffice, StarOffice, PDF, documentos
de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos.
C. Su precio: Google Docs es una
herramienta totalmente gratuita.
Como hemos comentado anteriormente Google Docs cambió su
denominación a Google Drive, incorporando la capacidad de sincronizar archivos
con varios dispositivos.
Nuevo documento de texto
Comenzaremos por la creación de un
nuevo documento de texto. Para ello, en la interfaz web de Google Drive,
haremos clic en “Crear”, y elegimos “Documento”.
Se
abrirá una nueva ventana o pestaña, en la que nos aparece una pantalla como
ésta. A lo largo del curso veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a
fijar sólo en algunas cosas.
Dentro de la ventana del navegador, en la parte superior nos
aparece el título del documento (el nombre con el que se guardará), quien tiene
acceso y la fecha de su última modificación. Al crear un documento nuevo, en el
título aparece “Documento sin título”. Para cambiarlo, haz clic sobre el
título. Nos aparecerá una ventana pidiéndonos el nuevo nombre. Teclea "Primero”,
que es el nombre que le vamos a dar a nuestro primer documento.
El procesador de textos de Google Docs funciona de forma
similar a cualquier procesador de textos, por lo que resulta muy intuitivo de
utilizar. Ahora vamos a explicar cómo escribir tu primer documento, y
aprenderás cómo corregir los pequeños errores y cómo desplazarte por el
documento. Observarás que hay una pequeña barra vertical parpadeante que va
avanzando según vas escribiendo, se llama punto de inserción, y nos sirve para
saber dónde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el
punto de inserción con el puntero del ratón que tiene esta forma cuando está
dentro del área de texto y esta otra cuando está encima de los menús, e incluso
puede tomar otras formas que iremos viendo más adelante.
Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero;
cuando pulsas las teclas de dirección, mueves el punto de inserción. Cuando
cometas un error y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que
retrocede una posición borrando la última letra tecleada.
Cuando te des cuenta del error después de haber escrito unas
cuantas letras más, debes pulsar la tecla de desplazamiento hacia la izquierda,
que no borra las letras, sólo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra
donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el error.
Por último, si te das cuenta del
error cuando tienes el punto de inserción lejos de donde está el error, mueve
el ratón hasta colocar el puntero detrás del error y pulsa el botón izquierdo
de ratón; verás cómo el punto de inserción se desplaza justo a esa posición y
entonces ya puedes pulsar Retroceso. La tecla suprimir (del o Supr) también
borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de inserción.
Guardar un documento
Google Docs va guardando automáticamente tu documento. Si
ahora cerrásemos el navegador accidentalmente o apagásemos el ordenador,
nuestro documento no se perdería, y lo tendríamos disponible al iniciar una
nueva sesión. Si alguna parte de él no se hubiese guardado, un mensaje nos
daría la opción de hacerlo. Si no lo hacemos, perderíamos la última parte del
documento, pero no lo guardado anteriormente.
Google Docs almacena estas grabaciones, y nos permite volver
a versiones anteriores de nuestro documento. Esto lo explicaremos más adelante
detalladamente.
Edición de documentos
Como habrás podido observar, la edición de documentos con
Google Docs es bastante intuitiva. Si tienes interés puedes ver detalles de
cómo realizar funciones de edición básicas y avanzadas en la sección “Docs,
Sheets, Slides, and other apps” del centro de Ayuda de Google Drive (http://support.google.com/drive/?hl=es).
Compartir y Publicar un documento
Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google
Drive es poder compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde
colaborar en su creación y edición con otros usuarios mediante Google Docs,
hasta publicarlo con una dirección propia, como si de una página web se
tratase.
Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia,
vamos a definir los tipos de participantes a la hora de compartir:
Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y
eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus
derechos sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación
del propietario en el documento.
Colaboradores: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden
invitar a otros colaboradores (si se lo permitimos como propietarios). Según
haya sido configurado por el propietario, pueden tener derecho a leer,
comentar, modificar, guardar e imprimir el documento.
Compartir un documento
Los pasos a seguir para compartir un documento son los
siguientes:
Accedemos a la ventana “Configuración
para compartir” pulsando el botón “Compartir”, desde la pantalla de
edición, y desde la pantalla de inicio, seleccionando el documento y pulsando
el botón “Compartir”.
Empezando por la parte superior, nos encontramos con el
enlace mediante el cual los colaboradores pueden acceder directamente al
documento. A continuación, aparece información sobre el propietario y los
colaboradores de este documento, pudiendo modificarlos y eliminarlos.
Podemos invitar a nuevos colaboradores y lectores desde la
caja de texto “Añadir a personas” escribiendo las direcciones de correo
de todos los usuarios, separadas por comas si hay más de una. Pulsando el
enlace “Elegir de los contactos”, accedemos a una lista con nuestros
contactos de GMail, para poder añadir esas direcciones con un clic.
“Los editores pueden añadir a
personas y cambiar los permisos”. Estando activo, permite a los
colaboradores realizar invitaciones. Si se cambia a “Solo el propietario
puede cambiar los permisos”, los colaboradores pierden ese privilegio.
Podemos modificarlo en cualquier momento, no sólo al hacer una nueva
invitación.
Permitiendo que cualquiera pueda utilizar las invitaciones,
un usuario puede ser invitado indirectamente a través de una lista de correo.
Si en algún momento lo desmarcamos, eliminaremos a todos los colaboradores que
no hayan sido invitados directamente a través de su dirección de correo.
Es posible avisar a los usuarios con los que vamos a
compartir el documento si marcamos “Notificar a las personas por correo
electrónico”. Podemos personalizar el aviso a través del enlace “Añadir
Mensaje”, aunque el aviso ya incluye el texto "He compartido
contigo un documento que se llama..."
Si elegimos “Pegar el documento en el mensaje de correo
electrónico”, el documento se enviará en el cuerpo del mensaje. “Enviarme
una copia” envía una copia a nuestro correo. Podemos compartir un documento
con un máximo de 100 usuarios, pero solo 10 podrán editarlo de forma
simultánea.
Publicar un documento
Desde
la misma ventana “Configuración para compartir” pulsando el enlace “Cambiar…”
que aparece junto al texto “Privado: accesible solo para las personas
que se indican a continuación” accedemos a las opciones de visibilidad:
Las opciones de visibilidad son las siguientes:
• Público en la web: Cualquier
usuario de Internet puede encontrar el elemento y acceder a él.
• Cualquier usuario que reciba el
enlace puede acceder al elemento.
• Organización: Los usuarios de la
organización (en nuestro caso la UJI) pueden encontrar el elemento y acceder a
él.
• Cualquier usuario de la
organización que reciba el enlace puede acceder al elemento.
• Privado (por defecto): Solo pueden acceder al elemento las personas
a quienes se les haya otorgado permisos de forma explícita.
Además, para cada opción podemos otorgar permisos para
visualizar, comentar y editar. De este modo, por ejemplo, podemos publicar un
documento como “Público en la web” con permisos de visualización para
cualquier usuario de Internet y actuará de forma similar a una página web.
Revisiones
Cuando creamos un documento en Google Docs, estamos
constantemente editándolo y guardándolo. Y puede llegar el momento en el que
nos interese recuperar la versión que teníamos hace un par de días, o
simplemente echarle un vistazo.
Pues eso precisamente son las Revisiones de Google Drive. Las
Revisiones de un documento forman un historial de sus versiones anteriores,
copias del documento, pero antiguas.
En ellas también aparecen las modificaciones hechas por
nuestros colaboradores, si es un documento compartido. Y estas revisiones
podremos ojearlas, compararlas con otras versiones más recientes, e incluso
recuperarlas.
Podemos
acceder a la pantalla de revisiones desde el menú “Archivo – Ver historial
de revisión”. El “Historial de revisiones”, que aparece en la parte
derecha, nos muestra todas las revisiones acumuladas para un documento. Desde
aquí podremos seleccionar revisiones para compararlas o visualizarlas.
Seleccionando
una revisión se muestra el estado del documento en el momento en que se guardó.
Descargar y enviar por correo
Otra opción de la que disponemos, es descargar el documento a
nuestro disco duro, pudiéndolo editar después con otros programas. Primero
debemos elegir cómo lo guardaremos. Para ello debemos tener en cuenta qué vamos
a hacer después con el documento y de qué programas disponemos para leerlo o
modificarlo.
Google Docs nos permite guardar nuestros documentos en los
siguientes formatos:
A.
Microsoft
Word (.docx) - Necesitarás una versión moderna de Word para abrirlo.
B.
Microsoft
Word 97-2003 (.doc) - Necesitarás alguna versión de Word para abrirlo.
C.
Formato
OpenDocument (.odt) - Necesitarás tener instalado, por ejemplo, el OpenOffice
para abrirlo.
D.
RTF
(.rtf) - Es un archivo de texto con formato, que podrás abrir con la mayoría de
los editores.
E.
PDF
(.pdf) - Se usa principalmente para publicar archivos de texto. Se puede
proteger para que no se modifique.
F.
Texto
sin formato (.txt) - Se puede abrir con todos los editores de texto, pero no
soporta el texto con forrmato.
G.
HTML
(.html) - Como una página web. Podrá abrirlo cualquier navegador.
H. Zip (HTML comprimido) - Es un formato
comprimido para ocupar menos espacio.
Podemos descargarlo a nuestro disco duro desde el menú “Archivo
– Descargar como” y posteriormente añadirlo como adjunto a cualquier correo
de forma habitual.
Otros tipos de documento de Google Docs
Además de los documentos de texto, en Google Docs podemos
encontrar:
Hojas de Calculo: Google Docs permite editar hojas de
cálculo similares a Excel.
Presentaciones: presentaciones similares a la que
podemos hacer con PowerPoint.
Formularios:
formularios
destinados a encuestas.
Dibujos:
un editor de imágenes sencillo estilo MSPaint.
Ajustes
Google Drive
en la Web
Puedes cambiar una serie de
ajustes en Google Drive en la Web.
2.
Haz
clic en el icono de ajustes en la esquina superior derecha .
3.
Selecciona Ajustes.
4.
Según
la versión de Google Drive que utilices, verás o no las opciones siguientes:
o
Convertir
archivos subidos
o
Idioma
o
Administrar
aplicaciones
o
Habilitar
o inhabilitar función sin conexión
o
Configuración
regional
o
Zona
horaria
o
Destacar
en negrita los elementos actualizados
o
Mostrar
controles de derecha a izquierda
Los ajustes de Google Drive se
aplican a las pantallas de inicio de los editores de Documentos de Google de
forma predeterminada. Para configurar una opción desde las pantallas de inicio
de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, haz clic en el
icono de menú >
Tarea
1. Crea un documento de texto de forma esquemática sobre
las características de google Drive que
2. Crea una presentación con dos diapositivas: una para
tus datos personales (con una imagen) y otra para las asignaturas de este
semestre.
3. Crear un formulario tomando el modelo enviado por
correo por el profesor y compártelo con dos compañeros
4. Comparte los documentos creados en el punto 1, el
punto 2 y Punto 3 con tu profesor de
prácticas.
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